PIFTO的核心活动，在于创建信息，并与合作伙伴共享。PIFTO的所有信息都以文档和电邮形式创建，因此特别需要合适的文档管理系统。而由于PIFTO的工作人员时常出差在外，随时提供人员所有项目的最新动态，是PIFTO的重要需求。

TrueDM系统所需的硬件价格低廉且部署简便，正切合PIFTO这样的非营利组织的需求。由于没有专门的IT部门，PIFTO需要一套易于管理的系统，而真实软件提供一贯的国际级服务的承诺，更让PIFTO确定了采用TrueDM系统的决定而PIFTO管理的几个独立项目，也需要利用TrueDM系统的卓越文档管理功能。

TrueDM的一整套完整业务解决方案，包含一体化的文档管理和电邮解决方案，满足PIFTO的所有需求。TrueDM系统的功能特性让PIFTO能够轻松的组织、搜索各个单位创建的文件，自定义各类型文档、讨论记录和修改日志的安全规则，使得PIFTO在处理各种不同项目时，能更快的进行回应。而TrueDM系统中的独立工作区划分特性，方便区隔PIFTO不同项目的信息，并有效规范人员的访问权限。